Las 5 Eses. El método Kaizen

¡Hola! En esta entrada te vengo a contar un sistema de mejora continua ampliamente extendido por el mundo, aplicable a espacios de trabajo y domésticos cuya finalidad es crear ambientes para mejorar la productividad y reducir costes. 

Se conoce como el método kaizen o la filosofía de las 5 S (5 eses) pues hay cinco palabras en japonés que se ajustan a cada parte del proceso aunque se cree que el primero en implantar este modelo fue Henry Ford, pues también tenemos cinco palabras que empiezan con S en inglés que se ajustan a este método y este empresario estadounidense creó un modelo de gestión y productividad basado en la mejora continúa, que es de lo que se trata. 

A ver si te explico bien en qué consiste: se ha de implicar a todo el departamento, toda la empresa o todo el núcleo familiar y se han de aplicar las cinco eses a la vez, aunque siempre se explican en el mismo orden y este orden puede servir de guía para los primeros momentos hasta que nos acostumbramos a la metodología.

A mi me lo explicó Mari José en una asignatura llamada "Calidad" en formación ganadera en la escuela agraria de Fraisoro y me pareció un valioso conocimiento que hoy quiero compartir contigo, pues seguro te será de utilidad en cuanto empieces a aplicarlo.

Lámina del último alfabeto (Ultimate Alphabet) de Mike Wilks en la que encontrarás 1234 elementos que empiezan por la letra S (en inglés) ¿ayudamos al humano del cuadro a aplicar las 5 S en ese espacio?

Seiri

Sort

So caótico

Clasificación

Se trata de detectar aquellos útiles que “es lógico” estén en un determinado espacio (sean útiles en ese lugar) y los que no. 

Se clasifican los diferentes bártulos según su uso, tipo, frecuencia de uso o material de fabricación. Por ejemplo, todas las cajas vacías juntas, todos los bolígrafos juntos, todos los calcetines juntos, una bayeta junto al jabón con la que la utilices, cosas en un principio inútiles pero en algún momento reutilizables.

Es importante crear zonas para la clasificación y señalizarlas convenientemente con un letrero bien grande que indique el denominador común de todo lo agrupado en ese sitio. MECHEROS. ÚTILES DE ESCRITORIO. COSAS PA LIMPIAR. TONILLOS. o lo que convenga según los enseres agrupados.

Seiton

Set in order

So desordenau

Organización

Cada cosa ha de estar en su sitio y debe de haber un sitio para cada cosa. 

Esto es, si tenemos un cajón donde se guardan los tornillos no habrá un tornillo suelto perdido por ahí, en cuanto lo veamos ha de ir a su cajón, pues hay un sitio para cada cosa y cada cosa ha de estar en su sitio. 

Si no hay un sitio para ese objeto, hemos de crearlo. ¿Cómo se crea? 

Encontrarás su lugar ideal en cuanto comiences a aplicar las cinco eses. Sé que ahora es una cuestión de fe, pero puedes creerlo. 

Cuando lo encuentres, se – ña – li – za – lo para avisar de que lo encontraste y que no se te olvide. Hay que señalizarlo, sí o sí. 

Si existe un lugar para dejar los platos escribe “platos” en el sitio que han de ocupar. Si tienes un lugar donde dejas las tijeras dibuja su contorno, lo mismo con la cinta adesiva, la pila de folios, los alargadores, la grapadora, las pilas, las velas... Cuantas más referencias visuales tengas mejor y aquí entra en juego la creatividad e ideas de cada uno.

Lo importante es que cada nuevo objeto que entre en el espacio tenga su lugar y se detecte en seguida, de un vistazo, si falta en su sitio, pues el letrero o la silueta del objeto cantará y sabrás que has dejado algo donde no debías o ha desaparecido por cualquier otro motivo.

Seiso

Shine

So warro

Limpieza

En todos los lugares sucede que hay focos de suciedad. Son rincones que siempre y hagas lo que hagas están sucios. Todos sabemos cuáles son y si no es así más vale empezar a detectarlos.

Hay que ir a esos lugares, observarlos con atención y pensar sobre el foco de esa suciedad, el motivo por el que esa capa de mugre se acumula constantemente. 

¿¡Qué extraño maleficio ha caído sobre éste lugar para que siempre esté hecho una txerrikeria!?

 ¿Quizás sea una grieta? ¿un tubo sin cerrar? ¿un apero oxidado? ¿una ventana mal aislada?

Siempre que sea posible atajaremos el problema. Se tapa la grieta, se cierra el tubo, se trata el apero, se aísla la ventana.. imaginación al poder. Si nuestra sospecha es cierta no tardaremos en notar la mejoría. Si no lo es seguiremos pensando en el foco del problema.

¿Hemos detectado el foco y no puede solucionarse?

Que no cunda el pánico: ya que estamos condenados a vivir con ese rincón maldito nos facilitaremos lo máximo su acceso y limpieza. Actuaremos con lógica y no dejaremos en ese sitio maldito nuestra colección de miniaturas o nuestro aparador barroco, lo dejaremos lo más libre de objetos posible.   

Seiketsu

Standarize

So copión

Estandarizar

Las 5 Eses han de desarrollarse por todo el equipo y todos actuarán bajo el mismo principio común.

Es importante que se fije el estado “ideal” de cada dependencia. Hay sitios en los que sacan una foto de como ha de estar la habitación y la pegan en la puerta, por ejemplo.

Ha de estar provista de aquellos útiles que correspondan al uso de ese espacio, con los focos de suciedad accesibles, con cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa, con los montones de cosas que están en su sitio definitivo o pendientes de colocación (de haberles encontrado su sitio) con su cartelote, así pa tontos, diciendo lo que son. Da lo mismo lo evidente que resulte, facilitará la memorización al resto del equipo y a ti también. 

  

Es importante dedicar un tiempo cada día a la aplicación de las cinco eses y aplicarla en el trabajo, en casa, en todos aquellos los lugares que te sea posible. Hay muchísima gente que conoce esta metodología y forma parte del sistema de calidad. Está genial y nos reconocemos entre todos los que la usamos.

Shitsuke

Sustrain

Superarse

Mejora Continua

Seguro que conoces cosas en ese espacio en el que te mueves que no funcionan lo bien que deberían, que están rotas, cascadas, por arreglar, presentan fallo, llámalo como quieras. Vale que no hay dinero ni ganas por arreglarlo pero hemos de asumir que tienen una tara y avisar de ello a otros empleados, compañeros de piso, o al mundo en general. ¿y cómo podemos hacerlo? Poniéndole una pegatina roja. ¿ese escalón hay que arreglarlo? pegatina roja. ¿Esa silla cojea? pegatina roja. ¿La persiana se ha roto? pegatina roja.  Ahora no es el momento de arreglarlo pero ¡eh! Nos hemos dado cuenta y le hemos puesto la pegatina roja con intención de repararlo cuando sea posible. Las pegatinas nos harán tener tan presente todo lo que hay que reparar o sustituir que no tardaremos en hacerlo. Cuando vayas a la compra, cuando haya dinero para mejorar el departamento, cuando surja un momento en el que dedicar a reparaciones.. Podremos quitar la pegatina roja y dejarla en el sitio asignado y señalizado para “pegatinas rojas que reutilizar con las cinco eses”.  

Las cinco eses no son un sistema para aplicar un día a la semana y olvidarte, desentenderte. Tampoco es un sistema para exprimir en modo intensivo cuatro días, cansarte y dejarlo. La aplicación de las cinco eses es gradual, tan sencilla con tan buenos resultados desde sus estadios iniciales que cada vez es más fácil seguir el método  y aplicarlo de manera natural. Si se pasa un momento de bloqueo puntual con una de las eses se desarrollará otra y la inspiración llegará sola.

Las cinco eses te acompañarán de por vida. 

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